2020年1月13日是寒假值班工作开始的第一天，档案馆的值班人员像往常一样例行巡查：办公室、档案库房、温湿度、消防设备,处理档案馆工作邮箱里教育部发来的学历认证邮件，期间不断有校友过来查询在校成绩单、档案去向、要求开具学历证明……如果没有1月23日的武汉封城，这样的常规值班会持续到2月8日的春季开学，在整个寒假期间档案馆将为校内外广大师生和校友提供正常的查档用档服务。但这一切随着1月23日武汉正式封城戛然而止。当我们这座城市因疫情按下了暂停键，档案馆的各项正常工作也被迫暂停了下来。
然而社会各界及广大校友对档案利用的需求并没有因疫情的到来而完全停顿，各种咨询纷纭沓至：
“是档案馆吗？我是学校七九级的毕业生，网上无法查到我的学位认证信息，我是公司法人，现公司申请上市，材料提交时间紧急，请一定尽快帮忙解决。”
“我是武汉工程大学2013届毕业生。在春季校招中本人收到了海信公司的入职offer，现需要我提供本人的档案及保管信息。希望能帮助查询一下我的档案。”
“我是本校毕业生，今年考上研究生了，复试需要提供本科成绩单，我什么时候才能来复印成绩单呢？”
与此同时，来自教育部关于学历认证的邮件仍在持续发来，来自校友的查询成绩单、要求进行学历证明的电话从未间断。1月23日至4月8日，从武汉封城到解封的这些天里，档案馆的工作邮箱陆续接到近50封学历认证邮件，随着湖北省外的疫情得到缓解，来自各行各业的查档用档需求更是与日俱增，先后收到近百份查档申请。没有网络认可的学历认证报告书，毕业生在择业时可能会因此错失工作机会；没有由档案部门或教务部门出具并盖章的成绩单，校友在申请入学时可能会被拒收升学申请材料。每一件查档、认证申请的背后可能事关校友们的升职、求学深造的机会、就业的工作机会甚至是退休时的身份认定……
面对不断收到的档案查询需求，档案馆仅有的5名留汉人员无人住在校内，疫情尚未解除，身处旋涡中心的绝大多数人当时必须配合社区管控要求，根本不能外出。面对无法及时返回工作岗位但又必须据实查实的紧急用档需求，想到校友们在网络那端的苦等，档案馆工作人员感同身受，想方设法克服疫情带来的困扰为校友解决问题，及时反馈：
一、急事急办解忧难。从3月8日至4月8日，在武汉疫情防控形势仍十分严峻之时，针对校内外紧急的用档需求，经档案馆协调，学校办公室按“急事急办”的原则协助档案馆办理了市内通行手续，自范秀丽同志3月8日首次“破冰”返校为一位79级校友公司上市办理查档提供证明后，仅仅在3月份档案馆就陆续派出范秀丽、杜蔚明等同志先后5次返校到库房进行现场处理，为校友因公司上市、出国、就业等各类情况办理紧急档案查询业务10余笔。不仅如此，他们还考虑到校友因疫情期间返校不便，想方设法把纸质证明通过顺丰快递邮寄到校友手中，确保紧急用档需求得到了较好的解决和相对及时的反馈。校友们一句真诚的感叹：没想到疫情期间还能这么快得到反馈！一句简简单单的感慨就是对他们的付出最好的肯定。
二、特事特办显效率。进入4月份以来武汉疫情略有缓解，解除了封城管控后，档案馆迅速行动，全体人员做好返岗准备，自4月13日始实行全员轮值制度，并突破岗位约束，实现值班人员业务贯通，每人都是业务多面手，全面受理各类查档需求，全方位提供用档服务，对校内外正常提供各类查询阅档服务，保障对校内外查档用档需求的及时响应。在4月13日至5月8日不到20个工作日内，除正常受理校内外查档用档业务外，集中处理各类档案查询借阅、出具成绩证明、学历认证等合计近200笔(次)。尤其是5月份进入研究生复试阶段，仅仅是毕业生单日查档业务量最高就达30笔左右。
三、扩宽途径优服务。针对这场疫情带来的查档用档交通不便、现场聚集等突出问题，在前期已调研工作的基础上，杜蔚明同志与多家软件公司积极争取，最终获得了档案远程查询服务系统的试用。经过近一个月的加班加点反复沟通调试，目前即将投入试运行阶段。该系统上线后，我校毕业生可直接通过在线方式提交查档申请，由我馆工作人员在线验证审核并进行反馈。新系统的使用既有效减少人员聚集，避免校友们来回奔波之苦，极大地节约了查档者的办事成本。也简化了办事程序，可有效提高查档效率，今后我馆还将积极推出更多的在线式档案业务服务，以满足广大师生和校友的查档用档业务需求。
在新冠肺炎疫情防控阻击战中，很多人虽然不是奋斗在抗击疫情的第一线，但是仍在各自平凡的岗位上默默地坚守着，奉献着……档案工作没有惊天动地的业绩，但是在平凡的岗位上默默坚守着档案人的工作职责和职业底线，不因任务急而推诿扯皮，也不因客观条件限制而简单一拒了之。而是始终牢记“心中有责、心中有师生”的初心和使命，逆风而行，迎难而上，设身处地急校友之所急，想校友之所想，最终为他们找到有效解决实际问题的办法和路径。在这场新冠肺炎疫情防控阻击战中，疫情隔离的是病毒，但没有隔断档案人与广大校友之间的联系和真情服务，档案人尽己所能，为校友的发展提供力所能及的帮助和支持，也在这个平凡的岗位上诠释着自己的职业使命和责任担当。
