通讯员 苗菁 陈思
今年暑期，学校档案馆迎来了最为繁忙的时间：日常档案查借阅等档案利用工作，新的综合档案信息管理系统上线调试运行，全面加强软硬件建设，积极筹备即将到来的湖北省档案局关于创建省一级档案馆的考评，这几项工作同时进行。
档案馆秉承“件件有着落，事事有回音，凡事有交待”的工作态度，截至2020年7月30日，接收综合档案957卷7108件，转递毕业生档案5128卷，查借阅人事档案153件次、基建图纸504张次、综合档案442人次。
领导高度重视优化工作环境
学校分管领导高度重视档案工作，校党委副书记郑丹凤非常关心档案馆工作进度，疫情结束后两次到档案馆现场指导工作，切实解决工作中遇到的实际困难。全馆人员统一思想，高度重视创建档案馆达标升级工作。按照湖北省档案局制定的《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评标准及评分表》的指标体系要求，分析现状，找出差距，落实措施，制订了每周工作汇报制，明确任务，责任到人，形成了“人人有任务，事事有落实”的整体合力。
档案馆的变化重心首先从改善查档用档环境开始，整顿馆容库貌，全面清理库房。对原有的格局进行重新整合布局，调整了人事档案、教学档案和科研档案的分布。深挖库容潜力，完成了2014-2016年三年财务类档案和近几年教学类档案的归档上架工作。对现有库房、办公室格局进行调整改造，设查档室和档案整理专用区，实现了“三室分离”，即做到办公用房、档案查阅室和库房三室分开，基本满足创建省一级档案馆用房分区要求，并按要求增设了实物陈列室。为真实记载学校发展历史，聘请了5位退休同志组成专班协助对历年来的声像、实物档案进行全面梳理，并重新整理立卷归档。同时加强档案馆办公区域走廊宣传建设。打造档案法律法规宣传走廊、档案主题文化宣传长廊等，突出档案特色，营造文化氛围，为档案工作发展创造良好环境。
部门团结联动提高管理水平
一是抓好业务技能培训。为进一步提高档案工作人员业务技能，档案馆近期举办了《档案业务专题培训》，邀请湖北省档案局专家亲自授课。学校48个部门117名领导及管理人员参加了线上线下培训学习。全力营造学术氛围，努力提升理论水平。档案馆馆长在着力提升工作人员业务能力的同时，鼓励老师们沉下心来写文章，加强学术探讨，营造学术氛围。今年上半年，杜蔚明、苗菁两位同志提交的《关于高校档案管理结合大数据应用的思考》以及《数据时代档案工作面临的挑战和对策》两篇论文均获得全国第四届信息化与智慧档案（馆）论坛“三等奖”。
二是完善相关制度。结合档案工作新要求，根据新的《档案法》出台契机，档案馆全面启动制度修订完善工作。从档案的收、存、管、用等环节对10余类规章制度进行了系统修订和完善。尤其是档案管理的“三合一”制度、应急预案全面修订，新增了档案信息化管理和档案工作的奖惩等系列规章制度。
主动上门“揽件” 提升服务质量
档案馆打破传统，主动上门收集档案信息，配合电话询问、现场指导等多种方式，灵活、高效的方式促进归档工作。对全校各立档部门共派出60余人次到现场业务指导，提高了工作效率，也切实提升了归档率和归档工作质量。
在今年疫情防控特殊形势下，档案馆克服人员不足，出行不便等困难，坚持服务好每一位师生、校友和企事业单位的需求。面对疫情期间档案工作的特殊性，在满足时效性、可信性和安全性的要求上，推出了“武汉工程大学档案馆”微信服务公众号，为线上服务提供“零接触”。
拓宽服务渠道 优化服务水平
档案工作面对新形势下的新要求，需要提供更加高效的服务，因此档案馆进一步推进信息化建设显得尤为重要。疫情期间，档案馆未雨绸缪，通过在线咨询、网站查询、电话沟通等多种方式，加强与同类高校、软件公司的沟通，在前期调研充分的基础上，疫情结束后迅速进入实施阶段，目前新的综合档案信息管理系统已上线调试运行。新系统可提供在线查询服务、学生成绩翻译服务、学历学位翻译服务，拥有与各业务系统对接、实现统一身份认证等功能。在新系统启用的同时，同步启动了首期存量档案的数字化工程，对使用频率较高的存量档案进行再整理和数字化扫描加工。计划利用暑期对全库5万余卷（件）档案进行重新整理换盒，对近三年入库的7000余卷全门类档案进行再整理和数字化扫描，在此基础上，分批次对以往年度使用频率较高的3万余卷教学类、文书类档案（件）进行数字化扫描，生成电子档案。尽快实现档案馆材料的电子化、信息化。
暑假期间为保证达标升级建设工作进度，档案馆实行11*6工作制，每周六天，每天工作时间延续到晚上7点。张舜同志经常刚结束防汛的工作，从堤上直接赶赴工作岗位奋战；杜蔚明同志从疫情开始就坚持根据查档需求随时到校处理工作；苗菁同志工作不分份内份外，主动创建、管理档案馆微信公众号，开拓档案馆宣传新途径。卢兵华同志利用熟悉学校发展历史的优势，多方搜集材料，撰写学校历史沿革和大事记。档案馆的工作离不开每一位同志的细心、热心与责任心。
习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案馆的每一位老师都敢于直面困难、勇挑重担，秉承着“工匠精神”在自己的岗位上默默奉献着。通过不断优化工作环境、提高管理水平、提升服务质量上，进一步满足师生、校友和社会需求，服务学校建设“双一流”的需要。
审稿人：郑玲莉
